Privacyverklaring | ROOM25 Zwolle

Laatst bijgewerkt op 25 oktober 2026.

ROOM25, gevestigd aan Burgemeester Drijbersingel 25-U, 8021 DA Zwolle, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens

ROOM25, Burgemeester Drijbersingel 25-U, 8021 DA Zwolle. Telefoon 038 20 22 756, e-mail welkom@room25.nl, website room25.nl. KvK-nummer 88007251.

ROOM25 heeft geen functionaris voor de gegevensbescherming aangesteld. Dat is voor een onderneming van deze omvang niet verplicht. Vragen over je gegevens stel je via welkom@room25.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

ROOM25 verwerkt je persoonsgegevens doordat je gebruik maakt van onze diensten of omdat je deze gegevens zelf aan ons verstrekt. Hieronder vind je een overzicht.

Voor- en achternaam
Bedrijfsnaam
Telefoonnummer
E-mailadres
Factuuradres en betaalgegevens
De gegevens van je bijeenkomst, dus datum, tijdschema, aantal personen, gewenste opstelling en je overige wensen
Dieetwensen, als je die doorgeeft
Kentekens van deelnemers, als wij een parkeerplek voor je reserveren
Je antwoorden op ons tevredenheidsformulier
Overige persoonsgegevens die je actief verstrekt in correspondentie en telefonisch
Technische gegevens die onze hostingpartij vastlegt om de website te laten werken en te beveiligen, zoals je IP-adres, het tijdstip van je bezoek en het type browser

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Geef je een dieetwens door, dan kan daaruit iets blijken over je gezondheid of je geloofsovertuiging. Wij gebruiken die informatie uitsluitend om de catering voor jouw bijeenkomst te regelen, delen hem alleen met onze cateraar en bewaren hem niet langer dan nodig is.

Onze website en dienst hebben niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Ben je ervan overtuigd dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact op via welkom@room25.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Waarom wij je gegevens verwerken

Om je offerteaanvraag te behandelen en je een offerte te sturen. Grondslag is de uitvoering van de overeenkomst, of de stappen die daaraan voorafgaan.
Om je boeking uit te voeren en je bijeenkomst voor te bereiden, inclusief de catering en de indeling van de ruimte. Grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.
Om je te kunnen bellen of mailen als dat nodig is voor onze dienstverlening. Grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.
Om een parkeerplek voor je deelnemers te reserveren op basis van kentekens. Grondslag is de uitvoering van de overeenkomst.
Om je factuur op te stellen en onze administratie te voeren. Grondslag is een wettelijke verplichting.
Om je na afloop te vragen hoe je het bezoek hebt ervaren. Grondslag is toestemming, die je altijd kunt intrekken.
Om statistieken over het websitebezoek bij te houden en te meten welke advertentie tot een aanvraag leidt. Grondslag is toestemming, die je geeft via de cookiemelding.
Om de website te laten werken, te beveiligen en misbruik tegen te gaan. Grondslag is gerechtvaardigd belang, namelijk een werkende en veilige website.

Geautomatiseerde besluitvorming

ROOM25 maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming en stelt geen profielen op van bezoekers of klanten.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

ROOM25 bewaart je persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen.

Offerteaanvragen die niet tot een boeking leiden, maximaal 1 jaar
Gegevens die bij de administratie horen, zoals facturen en boekingsbevestigingen, 7 jaar, omdat de belastingwet dat voorschrijft
Kentekens, uiterlijk 1 maand na je bijeenkomst verwijderd
Dieetwensen, uiterlijk 1 maand na je bijeenkomst verwijderd
Antwoorden op het tevredenheidsformulier, 2 jaar
Technische logbestanden van de website, 30 dagen
Correspondentie per e-mail, 2 jaar na het laatste contact, tenzij de administratieplicht een langere termijn vraagt

Delen van persoonsgegevens met derden

ROOM25 deelt jouw persoonsgegevens met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de overeenkomst en om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht sluiten wij een verwerkersovereenkomst, om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid. ROOM25 blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Aan andere derden verstrekken wij jouw gegevens alleen met jouw nadrukkelijke toestemming. Wij verkopen je gegevens nooit.

Cognito Forms in de Verenigde Staten verzorgt het offerteformulier en het tevredenheidsformulier op onze website, en ontvangt alles wat je in het formulier invult.
STRATO in Duitsland host de website, laat hem werken en beveiligt hem, en legt technische gegevens vast zoals je IP-adres en het tijdstip van je bezoek.
Google in Ierland en de Verenigde Staten verzorgt onze websitestatistieken en het meten van advertentieresultaten, uitsluitend als je daarvoor toestemming geeft, en ontvangt dan je surfgedrag op onze website en je IP-adres.
De Horecamannen in Nederland verzorgt de catering voor je bijeenkomst, en ontvangt daarvoor de datum, het aantal personen en de dieetwensen.
My Way in Nederland beheert de parkeerplekken bij de locatie, en ontvangt de kentekens en de datum van je bijeenkomst.

Doorgifte buiten de Europese Unie

Cognito Forms en Google zijn gevestigd in de Verenigde Staten en kunnen gegevens daar verwerken. Deze doorgifte vindt plaats op basis van het EU-US Data Privacy Framework, of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, zodat jouw gegevens ook buiten de Europese Unie beschermd blijven.

Cookies en vergelijkbare technieken

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen in de browser van je computer, tablet of telefoon. ROOM25 gebruikt cookies met een puur technische functie. Die zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en dat jouw voorkeuren onthouden worden. Daarnaast gebruiken wij cookies voor statistieken en voor het meten van onze advertenties. Die plaatsen wij uitsluitend als je op Accepteren klikt in de cookiemelding. Kies je voor Alleen noodzakelijk, dan laden deze diensten niet. Wij gebruiken geen cookies om je gepersonaliseerde inhoud te tonen.

Bij je eerste bezoek informeren wij je hierover en vragen we je toestemming. Je keuze pas je altijd aan via Cookie-instellingen, onderaan elke pagina, of met de knop hieronder. Je kunt cookies ook weigeren door je browser zo in te stellen dat die geen cookies meer opslaat, en eerder opgeslagen informatie via je browser verwijderen. Zie voor een toelichting veiliginternetten.nl.

room25-cookies van ROOM25 is geen cookie maar lokale opslag in je eigen browser, die onthoudt welke keuze je in de cookiemelding hebt gemaakt. Die blijft staan tot je hem zelf wist.
De sessiecookie van Cognito Forms laat het offerteformulier werken en gaat misbruik tegen, en verdwijnt aan het einde van je sessie.
_ga van Google Analytics meet het websitebezoek en onderscheidt bezoekers van elkaar, en blijft 2 jaar bewaard.
Een tweede cookie van Google Analytics, waarvan de naam begint met _ga_, bewaart de sessiestatus en blijft 2 jaar bewaard.
_gcl_au van Google Ads meet welke advertentie tot een offerteaanvraag leidt, en blijft 90 dagen bewaard.
NID van Google Maps onthoudt voorkeuren voor de kaartweergave op de contactpagina. De kaart laadt pas nadat je erop klikt of nadat je cookies hebt geaccepteerd. Deze blijft 6 maanden bewaard.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om de verwerking te laten beperken, om je toestemming in te trekken, om bezwaar te maken tegen de verwerking door ROOM25, en heb je recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat laatste betekent dat je ons kunt vragen de persoonsgegevens die wij van jou hebben in een computerbestand naar jou of een andere door jou genoemde organisatie te sturen. Trek je je toestemming in, dan heeft dat geen gevolgen voor wat wij daarvoor al hebben verwerkt.

Zo'n verzoek stuur je naar welkom@room25.nl. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, stellen wij je identiteit vast aan de hand van de gegevens die wij al van je hebben, bijvoorbeeld het e-mailadres waarmee je hebt geboekt. Lukt dat niet, dan kunnen wij om aanvullende informatie vragen. Een kopie van je identiteitsbewijs hebben wij daarvoor niet nodig. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen een maand.

Je hebt ook de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

ROOM25 neemt de bescherming van jouw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website werkt altijd via een beveiligde verbinding, wij geven alleen toegang tot gegevens aan mensen die ze voor hun werk nodig hebben, en met de partijen die voor ons verwerken sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Heb jij het idee dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik, neem dan contact op via welkom@room25.nl.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij passen deze verklaring aan als onze werkwijze of de regels veranderen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd.